Vous pouvez envoyer des documents à signer électroniquement via Avensys. Voici comment procéder, étape par étape :
🚀 Étape 1 : Lancer une demande de signature
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Cliquez sur "Envoyer une demande de signature".
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Dans la fenêtre qui s’ouvre :
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Sélectionnez le ou les destinataires concernés.
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Choisissez les documents à faire signer.
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📂 Astuce : vous pouvez réorganiser l’ordre des documents en effectuant un glisser-déposer sur l’icône correspondante.
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📌 Note importante :
Les documents techniques n’apparaissent dans la liste que si vous êtes dans leur dossier d’origine.
✅ Étape 2 : Confirmer l’envoi
Une fenêtre de confirmation s'affichera lorsque vous cliquez sur "Envoyer".
Une fois la demande envoyée, l’écran se met à jour automatiquement pour afficher les informations de suivi.
📩 Étape 3 : Côté destinataire
Le destinataire reçoit :
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Un premier e-mail l’informant qu’un ou plusieurs documents sont à signer.
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Un bouton "Examiner les documents" pour accéder aux fichiers.
🔐 Le document ne pourra être signé qu’après lecture complète du ou des fichiers.
✒️ Étape 4 : Signature du document
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Le destinataire clique sur "Signer".
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Il reçoit un code de sécurité par SMS à saisir dans la fenêtre.
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Il choisit le mode de signature :
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✍️ Signature manuscrite (stylet ou souris)
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🖊️ Signature en texte
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Un deuxième e-mail confirme que la procédure a été complétée avec succès.
🔁 Suivi de la signature dans Avensys
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Une fois le document signé, l’information remonte automatiquement dans Avensys.
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Si la demande a été envoyée à plusieurs destinataires, vous pouvez suivre le statut individuel :
🔄 En cours | ✅ Signé | ❌ Refusé
📬 Un mail de relance est automatiquement envoyé tous les 2 jours pendant 10 jours aux signataires en attente.
🗂️ Les documents signés sont automatiquement archivés dans les fichiers du dossier.
❌ En cas de refus
Le destinataire peut refuser de signer. Il devra alors :
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Saisir un commentaire (récupéré dans Avensys),
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Puis confirmer son refus.
⚠️ Important :
Si un seul destinataire refuse, cela bloque l’accès à tous les autres signataires en attente, sauf si la procédure est individualisée (voir ci-dessous).
👥 Individualiser les signatures pour plus de flexibilité
Pour éviter qu’un refus ne bloque toute la procédure, vous pouvez séparer l’envoi pour chaque signataire.
Dans la fenêtre d’envoi, cochez simplement la case :
✅ "Dissocier les signataires"
Résultat :
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Sur la page de signature, vous verrez autant de procédures que de destinataires.
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Si l’un refuse, cela n’affecte pas ceux qui ont déjà signé.
📄 Où apparaît la signature ?
La signature électronique ne se place pas n’importe où dans le document :
➡️ Elle s’affiche uniquement à la fin du fichier PDF (pour davantage de sécurité et de stabilité), sous forme de paraphe visible .
🛠️ Astuce : ajouter une balise de signature
Pour plus de clarté et surtout de sécurité, vous pouvez insérer une balise spéciale dans votre modèle Avensys.
📌 Cette balise sert à indiquer l’emplacement exact où la signature doit apparaître (toujours à la fin du document).
Cela évite tout décalage ou erreur lors de l’envoi à signer.
Exemple de balise : {{s1|signature|182|90}}
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